关于2016年度市级机关单位档案安全

监管检查情况的通报

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市级各有关单位：

为认真贯彻落实《档案法》，落实“平安浙江”考核有关要求，进一步加强市级机关单位档案工作，根据年初印发的《关于开展2016年度市级机关单位档案安全监管活动的通知》（台档〔2016〕12号）精神，市档案局于2016年11月、12月对95家市级机关单位档案工作进行检查评议（其中17家单位免检），经综合评议，评出优秀单位32家，良好单位26家，合格单位37家。现将检查情况通报如下：

一、基本情况

（一）档案意识逐步增强

大多数单位能够认识到档案工作的重要性，把档案工作作为本部门、本单位一项重要基础性工作来抓，成立档案工作领导机构及档案工作网络，明确工作职责，建立和完善各项档案管理制度，档案管理设施设备得到进一步完善，确保了档案的安全保管。部分单位重视本级档案工作的同时，加强对下属单位的档案工作监督指导，市住房和城乡建设规划局、市残联、市环保局等单位出台规范化档案室建设要求，将下属二级单位和九个县（市、区）的档案工作通盘考虑，统筹推进。市住房公积金、市总工会、市城市管理行政执法局等单位出台数字档案室建设五年规划。档案作为基础性工作列入年度考核工作之列。

（二）档案业务建设逐步规范

多数单位建立了档案专用库房，集中统一管理各类档案。市民政局、市科技局等单位建立新档案室，配备档案密集架和安全保护设备设施，符合档案管理要求。大部分单位能根据市档案局审定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和各类业务规范，加强文件材料的收集、整理、归档工作，归档文件质量较好。市直机关工委、市委老干部局、市人防办等单位结合工作实际，形成一套科学系统的档案分类方案，按照新《归档文件整理规则》，对档案进行科学分类，确定档案编制规则，进行有序管理。大多数单位都能坚持编写大事记、组织沿革和全宗介绍，市农办等单位坚持每年编制质量较高、参考价值较大的年鉴，为机关的各项工作提供优质服务。

（三）信息化建设和登记备份有序推进

绝大多数单位对室藏所有档案目录进行著录，并对室藏保管期限为永久、长期（30年）的文书档案、声像档案、会计档案进行了数字化转换，建立目录数据库及全文数据库，利用档案管理系统实现在档案室提供目录和相关全文查阅服务。台州电业局、市国土局等做到文档一体化管理，实现无纸化办公的基本要求。市统计局、市公安局等单位配备网络版的档案管理系统，实现在单位局域网内按权限为部门和个人提供目录和相关全文的查阅服务。大部分单位都及时做好当年度数字化成果的备份工作。多家涉民单位的电子业务数据都按照备份协议定时向市档案登记备份中心进行在线或离线备份。多家单位按照要求开展本单位电子文件归档和电子档案移交工作。2016年，市司法局、市住房和城乡建设局等9家单位通过档案工作目标管理省级、省级复查、台州市级的认定。市市场监管局、审计局等20家单位通过规范化综合档案室认定。市公安局、市港航管理局档案室被评为省级示范数字档案室，市农业局、市工商联等15家单位档案室被评为省级规范化数字档案室。

二、存在问题

（一）领导重视不到位，制度执行不严格

部分单位领导对档案工作不够重视，经费、人员得不到保障，档案工作停滞不前。大多数单位规范化档案室和数字档案室建设的五年规划未制定，对下级单位考核中没有列入档案内容。对整个单位的档案工作未作整体部署和规划，档案工作处于无序状态。大多数单位制定一系列的档案管理制度，但制度执行不到位，档案管理的实际情况不容乐观。

（二）档案人员不稳定，档案管理不专业

由于缺乏对档案工作重要性的认识，部分单位档案人员只是临时配备，随意变动。由于调动频繁或兼职过多，档案人员培训不及时，业务不熟悉，单位档案工作难以有效开展。不少单位由文书兼做档案员，由于文书工作的繁忙，造成档案员无暇顾及档案工作，甚至因工作太忙，造成个别单位档案员对档案工作有厌烦情绪或借工作忙为由，年度文件材料收集、整理归档不及时，拖拉现象比较严重。

（三）档案网络不健全，档案收集不齐全

部分单位没有认真执行已制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，个别单位甚至至今还未开展《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的修订工作，以致文书档案中一些重要的帐外文件材料（比如会议记录、统计报表、重大活动及重要会议材料、调研报告、领导重要讲话稿等）没有及时归档，业务科室开展职能工作形成的应作为文书档案管理的文件材料没有及时归档，重大活动、重大事件等档案没有按成套性要求进行归档，造成文书档案不系统不全面。

（四）归档文件质量不高，档案整理欠规范

部分单位收发文流程不够规范，签字盖章手续不完备，要素填写不全，个别单位部分发文甚至没有签发手续，以至造成归档文件不完整。多数单位照片档案收集不及时，重点不突出，照片质量不高。部分单位对文件材料的保管期限划分不够准确，整理排列缺乏逻辑性，案卷质量达不到档案业务规范要求。

（五）档案库房未落实，编研工作不重视

有的单位至今还未落实档案专用库房，有的单位档案库房堆放杂物，有的单位把档案散放在办公室内。部分单位没有建立全宗卷，办理移交时无移交清册，档案管理混乱。部分单位不重视大事记、组织沿革的编写，编写准备不充分，质量不高，个别单位甚至没有编写。

（六）信息化建设进展缓慢，登记备份数据不全

按照市“两办”有关文件要求，“十三五”末市级机关单位全部建成数字档案室，其中50%以上建成省级规范化数字档案室，20%以上的建成省级示范数字档案室，但从检查情况来看，差距很大。个别单位至今还未开展室藏重要档案的数字化工作，档案备份数据报送不够主动及时。

三、建议意见

希望各单位进一步重视档案工作，根据各自的实际情况，对存在的问题认真加以整改。

（一）加强对档案工作的领导

各单位要充分认识档案工作的重要性，加强对档案工作的组织领导，把它作为本单位的重要的基础性工作来抓，及时解决档案工作中存在的困难和问题，全面规范档案管理工作。加强档案法律法规学习，增强全员的档案法制意识，形成人人重视档案工作的良好氛围。

（二）落实好档案库房

各单位应落实档案专用库房，满足确保档案安全保管的需要。有条件的按三室分离的要求设置档案库房、查阅室、工作室。按档案库房标准要求配置设施设备，为档案工作的顺利开展创造必要条件。

（三）选配好档案工作人员

根据工作需要，选配好档案工作人员。保持档案工作人员稳定性，注重档案工作的延续性。档案人员的选配应注重年轻化、信息化，以适应档案信息化建设的需求。要加强档案专业人员的培养工作，注重档案人员的业务提高，支持档案人员参加各类业务培训交流活动，为其开展档案工作创造条件。

（四）完善好档案管理制度

进一步完善和落实好档案管理制度，做到以制度管事、管人。科学制定《文件材料归档范围和档案保管期限规定》，强化文件材料的收集积累，规范各类档案的整理工作，重视档案安全保密管理，积极开展档案开发利用，提升档案工作的整体水平。

（五）加强监督指导

要加强对下属单位档案工作的监督指导，积极开展下属单位档案工作的规范化建设。按照市“两办”《关于加强新形势下档案工作的实施意见》精神，推进本系统的规范化档案室、数字档案室的创建活动，确保“十三五”末全部建成，为档案互享互通的大数据平台建设奠定良好的基础。

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附件：2016年度台州市级机关档案工作安全监管考核结果名单

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台州市档案局

2017年2月17日

附件

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2016年度台州市级机关档案工作

安全监管考核结果名单

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一、优秀单位（32家）

市直机关工委、市档案局、市总工会、政协台州市委员会机关、市住房和城乡建设（规划）局、市国土资源局、市国家税务局、市气象局、市商务局、市环境保护局、市港航管理局、市住房公积金管理中心、市经济合作办公室、市中级人民法院、市人民检察院、市司法局、市审计局、市公安局、市水利局、市城市管理行政执法局、市统计局、台州电业局、市机关事务管理局、市外事侨务办公室、市人民防空办公室、市农业局、中国人民银行台州市中心支行、中国电信股份有限公司台州分公司、中国移动通信集团浙江有限公司台州分公司、中国联合网络通信有限公司台州分公司、中国工商银行股份有限公司台州分行、中国银行股份有限公司台州分行

? ??二、良好单位（26家）

市纪律检查委员会（市监察局）、市农村工作办公室、市机构编制委员会办公室、市委党校、市人大常委会机关、市财政（地方税务）局、台州广播电影电视集团（台州广播电视总台）、市工商业联合会、市社会科学界联合会、市残疾人联合会、市归国华侨联合会、市经济和信息化委员会、市科学技术局、市国有资产监督管理委员会、市旅游局、市海洋与渔业局、市教育局、市民政局、市体育局、市安全生产监督管理局、市水库移民管理办公室、市市场监督管理局、市质量技术监督局、台州出入境检验检疫局、中国银行业监督管理委员会台州监管分局、中国农业银行股份有限公司台州分行

??? 三、合格单位（37家）

??? 市委办公室、市委组织部、市委宣传部、市委统战部、市委台湾工作办公室、市委政策研究室、市委政法委、市委、市政府信访局、市委老干部局、市委党史研究室、台州日报报业传媒集团（台州日报社）、市政府办公室、市发展和改革委员会、市交通运输局、市林业局、市供销合作社、市打击走私与海防口岸管理办公室、市政府金融工作办公室、市人力资源和社会保障局、市卫生和计划生育委员会、市文化广电新闻出版局、市政府法制办公室、市政府行政服务中心、台州海关、台州海事局、国家统计局台州调查队、市民用航空管理局、共青团台州市委、市妇女联合会、市科学技术协会、市文学艺术界联合会、市地方志办公室、市国际贸易促进会、中国建设银行股份有限公司台州分行、交通银行台州分行、中国人民财产保险股份有限公司台州市分公司、中国人寿保险股份有限公司台州分公司

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